Nos últimos meses, uma equipe técnica vem estudando como simplificar e padronizar fluxos de trabalho na Uerj. Desde janeiro, a Coordenadoria de Gestão de Processos Administrativos (Cogepro) testa abordagens e ferramentas para otimizar as tarefas executadas por diversos setores da Universidade no Sistema Eletrônico de Informações (SEI). O projeto-piloto em andamento visa aprimorar o passo a passo para a contratação de professores substitutos.

“Atendendo a uma demanda da comunidade universitária, escolhemos um tipo processual que envolve muitos participantes, várias unidades acadêmicas e da Administração Central, com diferentes perfis de utilização do SEI. Nossa proposta é desenvolver uma estrutura e um know-how que possam ser replicados futuramente em qualquer processo na Uerj”, aponta o coordenador da Cogepro, Eduardo Dario Rodriguez.

Um dos objetivos do projeto é elaborar um modelo de formulário que seja moderno, coerente e completo, adequado às necessidades dos componentes organizacionais. “Para padronizar e facilitar o trabalho administrativo, também vamos criar uma base de conhecimento, um repositório de arquivos já previsto no SEI. Nela estarão disponíveis todas as orientações sobre o fluxo do processo: quais documentos e em qual ordem devem ser anexados, o mapeamento contendo os setores responsáveis por cada fase, entre outras informações importantes para o usuário”, explica Rodriguez.

A cada 15 dias, a equipe da Cogepro se reúne com a Coordenação de Avaliação e Acompanhamento Docente (CAADOC), órgão que supervisiona a admissão de professores substitutos na Uerj, para discutir o que foi feito e planejar as próximas ações do projeto. “Nossa expectativa é concluir a primeira etapa de entrega até o final de maio ou início de junho. Esperamos conseguir implementar, já no segundo semestre deste ano, alguma modificação que tenha impacto positivo no curso dos processos”, afirma. Após o término dos trabalhos, as mudanças sugeridas pela Cogepro precisam passar pela validação da coordenadoria estadual que gere a plataforma SEI no Rio Janeiro.